Archiwizacja danych, a RODO

Zarządzanie danymi osobowymi to bardzo ważny proces, który dodatkowo jest regulowany przez nowe unijne przepisy zwane RODO. Okazuje się, że znajdują one również zastosowanie dla archiwizacji danych różnego typu. Warto więc zastanowić się nad tym czym jest RODO oraz nad systemami archiwizacyjnymi, które działają zgodnie z tymi zasadami. Na szczęście dostępnych jest wiele rozwiązań zewnętrznych obejmujących systemy archiwizacyjne zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Czym jest RODO?

RODO to skrót nazwy unijnego Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych i dotyczy ono praktycznie wszystkich firm, które w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe niezależnie od tego czy są to dane pracowników, klientów, kontrahentów, podwykonawców, itp. Wszelkie bazy danych z takimi informacjami podlegają ścisłej ochronie, a za nieprzestrzeganie nowych zasad grożą ogromne kary finansowe. Generalnie przepisy te zapewniają ochronę prywatności osób, ochronę przed spamem, telemarketerami i innymi problemami podobnego typu. W związku z tym każda firma musi dostosować swoją archiwizację danych do nowych przepisów.

Nowoczesna archiwizacja danych zgodna z RODO

Aby uniknąć wysokich kar, należy przetwarzać dane w sposób zapewniający im bezpieczeństwo. Szczegółowe wytyczne zostały określone w RODO. Samodzielne dostosowywanie własnych systemów ochrony może być kosztowne, długotrwałe i uciążliwe, szczególnie w przypadku dokumentacji papierowej przechowywanej w segregatorach, itp. Jednym z lepszych rozwiązań jest cyfrowa archiwizacja danych zapewniana w systemach dostarczanych przez zewnętrzne firmy. Taki outsourcing staje się coraz bardziej popularny wśród dużych, a także małych i średnich przedsiębiorstw.

Dzięki systemom zewnętrznym można zapewnić swojej firmie bezpieczną archiwizację danych różnego typu zgodną z RODO. Systemy te posiadają zabezpieczenia chroniące przed wirusami, nagłą awarią i utratą danych oraz przed wieloma innymi czynnikami. Zgodność z RODO to nie jest jedyny atut zewnętrznej archiwizacji danych. Systemy takie są łatwe w obsłudze i w znaczący sposób ułatwiają pracę. Dzięki nim można zrezygnować całkowicie z posiadania archiwów z dokumentami papierowymi. Wystarczy generować dokumenty elektronicznie lub skanować wersje papierowe i wprowadzać je do systemu. Takie systemy ułatwiają znalezienie konkretnych dokumentów, chronią przed ich przypadkowym zniszczeniem, zgubieniem i kradzieżą, czyli zapewniają maksymalne bezpieczeństwo, a o to przecież chodzi w przepisach RODO.

Najlepsze systemy archiwizacji danych

Na szczęście w Polsce działa mnóstwo firm specjalizujących się w dostarczaniu swoim klientom nowoczesnych systemów obejmujących archiwizację danych zgodną z RODO. Znalezienie ich ofert jest bardzo łatwe, ponieważ są one dostępne w Internecie. Dodatkową zaletą takich systemów jest fakt, że ceny nie są wygórowane. Konkurencja w tej branży jest spora, a usługodawcy walcząc o klienta bardzo często oferują przystępne ceny idealne również na kieszeń mniejszych firm.